Miljön är givetvis viktig när det kommer till konferensen och det gäller att välja bland konferensanläggningar som stämmer in på den miljö och stämning som bäst når upp till de kriterier man har. Det är även viktigt att kommunicera med deltagarna innan konferensen och berätta hur schemat kommer att se ut och vad som förväntas av var och en. Detta för att motivera deltagarna och ge dem en möjlighet att förbereda sig inför konferensen. De viktigaste punkterna i planeringsstadiet är därför att svara på nedanstående frågor:
- Vad är syftet med konferensen?
- Vilket/vilka är målet/målen med konferensen?
- Vilken miljö passar bäst för att nå uppsatta mål?
Diverse konferensgårdar
När man väl formulerat svar på ovanstående frågor kan man börja se sig runt efter en passande konferensanläggning. Det gör man enkelt genom att söka efter konferensanläggningar på nätet och jämföra deras olika erbjudanden. Ett tips är att skicka offertförfrågan till ett antal olika konferensanläggningar som passar in på ens önskemål eftersom att man på detta sätt inte bara kan spara pengar utan även ges större möjlighet att forma konferensen helt utifrån sina egna preferenser. Det kommer visserligen betyda att en del tid går åt till research, men ger garanterat ett bättre resultat i slutändan.